Vacature: Secretaresse

Vacature: Secretaresse

Zie jij het als een uitdaging om het secretariaat onder je hoede te nemen? Werkprocessen in te richten en handboeken en richtlijnen op te stellen? Vind jij het leuk om de spin in het web van Atria te zijn en met alle collega’s samen te werken? Wil jij met jouw kritische blik een bijdrage leveren aan het professionaliseren van het secretariaat?

Solliciteer dan op deze openstaande vacature van secretaresse (V, X, M – 36 uur) bij Atria, hét Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis.

Je verricht de meest voorkomende secretariële werkzaamheden zoals de telefoon beantwoorden, e-mails afhandelen, agenda’s beheren, bestellingen doen, ondersteuning bij correspondentie, regelen van catering, etc. Je hebt een flexibele instelling en kunt snel schakelen als de werkzaamheden dit van je vragen. Jij notuleert bij directie- en managementvergaderingen en bij vergaderingen met de Raad van Toezicht. Jij haalt je plezier uit het faciliteren van de directie en de organisatie. Jij steekt de handen uit de mouwen en pakt de werkzaamheden op het secretariaat op en kunt deze professionaliseren en structureren. Je krijgt er energie van om deze transitie op het secretariaat te organiseren en te realiseren. Maar, daar eindigt het niet: zodra het secretariaat op rolletjes loopt, zorg jij ervoor dat dit ook zo blijft!

Welke verantwoordelijkheden draagt jij als secretaresse?

  • Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van het Handboek secretariaat en het strak inrichten van de werkstructuren, -richtlijnen en -processen voor het secretariaat. De werkzaamheden op het secretariaat worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd. Jij draagt deze verantwoordelijkheid en weet deze klus te klaren. Hiervoor pak je achterstallige werkzaamheden op en archiveer en structureer je deze. Jij focust op de professionele werking van het secretariaat. Het doel is om het secretariaat efficiënt en effectief te laten werken, met weinig foutmarges en met gestandaardiseerde werkvormen. Je weet nieuwe werkvormen uit te dragen, op te pakken en de organisatie daarin mee te nemen. Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van de naleving van het handboek en de richtlijnen. Hierin heb je een voorbeeldrol naar de organisatie en deze vervul je met verve.
  • Je bent verantwoordelijk voor het mailverkeer van de directeur en de dagelijkse, operationele afhandeling daarvan. Je verzorgt de operationele correspondentie. Je zorgt ervoor dat je de directeur dagelijks van een briefing voorziet over de actuele zaken die spelen.
  • Je plant en organiseert vergaderingen tijdig en zorgt voor een stabiel agendabeheer, waarin zo min mogelijk met afspraken wordt geschoven of afspraken worden gewijzigd. Je weet de organisatie hierin een voorbeeld te stellen en de randvoorwaarden daarvoor te scheppen. Je verzamelt en stuurt de stukken ter voorbereiding van vergaderingen aan deelnemers. Hierin weet je de balans tussen faciliteren en sturen te bewaken.
  • Notuleren van directie- en managementvergaderingen behoort tot jouw takenpakket.
  • Je bent verantwoordeiljk voor het op orde brengen van de archieven van het secretariaat en zorgt voor richtlijnen ten behoeve van een correcte archivering. Op basis van logische archivering zijn stukken gemakkelijk terug te vinden. Jij bent verantwoordelijk voor het inrichten van een systeem waarin op uniforme wijze wordt gewerkt.
  • Je verzorgt de verwerking van telefoon, mail en poststukken middels de daartoe geldende richtlijnen. Jij bent verantwoordelijk voor het opstellen van deze richtlijnen. Je draait je hand er niet voor om, om deze structureren op te zetten voor het secretariaat van Atria.
  • Je verzorgt de catering en inrichting van de ruimten ten behoeve van vergaderingen en bijeenkomsten. Dit zijn de bijeenkomsten en vergaderingen voor alle collega’s en ook de bijeenkomsten die zij (intern) hebben met externen. Jij zorgt voor deze faciliteiten of organiseert extrene faciliteiten wanneer nodig.
  • Je bent verantwoordelijk voor een optimale herinrichting van het relatiebestand.
  • Je bent verantwoordelijk voor het inplannen van vergaderingen voor de Raad van Toezicht en de Auditcommissie. Je verzorgt de stukken en notuleert. Je kunt omgaan met deze verantwoordelijkheden en ad hoc werkzaamheden die zich voordoen. Je bent bekend met de processen rondom een Raad van Toezicht, Raad van Advies en Auditcommissie en brengt hierin verbeteringen aan.
  • De werkzaamheden bevinden zich op verschillende niveau’s binnen de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor passende communicatie en ondersteuning voor directie, managers en medewerkers, zowel intern als extern.
  • Je bent verantwoordelijk voor de organisatie omtrent het vieren van verjaardigen, geboortes, personeelsuitjes, afscheidsbijeenkomsten en andere bijzondere omstandigheden die om een speciaal moment vragen.
  • Je vervult een rol in operationele faciliterende diensten binnen de organisatie. Officemanagement behoort daarmee ook tot jouw takenpakket.
  • Je rapporteert aan de Bestuurssecretaris en bent onderdeel van het team Secretariaat met een collega secretaresse. In de toekomst kan het zo zijn dat je een stagiaire aanstuurt.

Wat zijn de functie-eisen?

  • Je hebt hbo denk- en werkniveau en je hebt aantoonbare ervaring (5-10 jaar) als secretaresse in een MKB-organisatie (non-profit of profit).
  • Je hebt een opleiding als (management-)secretaresse genoten op hbo-niveau (bijv. Schoevers).
  • Projectmatig werken is jouw natuur en je hebt kennis van Scrum, Agile of Prince2. Je weet voor het secretariaat en de organisatie een voorbeeldfunctie te vervullen.
  • Je bent een communicator pur sang, je kunt goed samenwerken en bent ook zelfstandig en zelfredzaam. Je herkent je in de kwaliteiten: ondernemend, betrouwbaar, onafhankelijk, inclusief en deskundig. Je hebt oog voor detail, bent accuraat en precies.
  • Je brengt structuur en processen aan en legt deze structuur en processen vast in het Handboek secretariaat. Je werkt conform deze structuren, processen en richtlijnen. Je brengt kennis mee op het gebied van templates, sjablonen en formats ten behoeve van de werkzaamheden van de functie.
  • Je legt zaken gestructureerd en op logische, hervindbare wijze vast op verschillende locaties (mail, schijf, online).
  • Je weet een faciliterende houding te combineren met een sturende rol binnen het secretariaat en naar de organisatie. Dit doe je door proactief hulp aan te bieden (en hulp te vragen) aan management en collega’s. Je houdt de belangen en werksituatie van collega’s in het oog en past je hierop aan.
  • Je notuleert beknopt en zakelijk, conform een template of sjabloon, tijdens het directie- of managementoverleg of overleggen met de Raad van Toezicht. Hierin heb jij aantoonbare ervaring.
  • Ervaring in het werken met Microsoft Officepakketten, Slack, Zoom, Outlook en One Drive ten behoeve van je dagelijkse werkzaamheden en het plannen en faciliteren van meetings.
  • Je kunt onder tijdsdruk zelfstandig doorwerken en weet ook dan zaken te realiseren. Je zoekt hiervoor proactief oplossingen en weet de zaken op te pakken en af te handelen. Je bent stressbestendig en staat stevig in je schoenen. Ook rondom deadlines lever jij kwaliteit en maak je weinig fouten. Je bent ook in staat ‘nee’ te zeggen en tegengas te geven. Je weet prioriteiten te stellen, kunt schakelen tussen verschillende bezigheden en blijft het overzicht en de samenhang zien. Je beschikt over probleemoplossend vermogen. Je bent sociaal intelligent.
  • Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk uitstekend.
  • Je hebt affiniteit met emancipatie, gender en diversiteit en met de wereld van het erfgoed.

Wie zijn wij?

Atria is hét Kennisinstituut voor Emancipatie en Vrouwengeschiedenis dat zich inzet voor een gendergelijke samenleving, waarin mensen zoveel mogelijk gelijke behandeling, gelijke rechten en gelijke kansen krijgen. Mensen voelen zich verbonden met elkaar, zodat de lang bevochten mensenrechten daadwerkelijk in praktijk wordt gebracht. Dit doen we door wereldwijd één van de oudste collecties en archieven over vrouwen en gender te verzamelen, te beheren en te delen.

Door wetenschappelijk onderzoek en (beleids)advies over gelijke behandeling van vrouwen en mannen in al hun diversiteit, brengen we de rol van vrouwen en mannen in maatschappelijke en politieke ontwikkelingen in kaart. We monitoren of deze bijdraagt aan de realisatie van gelijke behandeling van én gelijke kansen voor mensen in al hun sociaal-culturele diversiteit.

Ons motto ‘Sharing the past, debating the present and creating the future’ helpt hierin het verleden aan het heden te koppelen en de toekomst te creëren. Dit doet Atria op nationaal en internationaal niveau met een team van 30 medewerkers.

Startdatum: zo snel mogelijk

Wij bieden

  • Een dienstverband van 36 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op verlenging.
  • Een salaris conform CAO Sociaal Werk 2019-2021, schaal 8 met een maximum van €3.864,-b.v. 36 uur en de ervaringen die je hebt opgedaan en meebrengt.
  • Een Individueel Keuze Budget bestaande uit 8,11% vakantiegeld en een dertiende maand van 8,96% en een vergoeding van je dagelijkse reiskosten van 60%.
  • Je bouwt pensioen op bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn.
  • Met het Loopbaan Budget van 1,5% van je jaarsalaris is het mogelijk om een cursus, training of opleiding te volgen om de ontwikkeling in je functie of op persoonlijk vlak te stimuleren.

Solliciteren?

Wanneer jij ervan overtuigd bent dat jij onze Secretaresse bent ontvangen we graag een motivatie en je cv. Deze zien we graag tegemoet in de mailbox van solliciteren@atria.nl en mag je richten aan HR-manager Leah ter Horst.

Je kunt tot en met 22 juli 2020 solliciteren en we streven ernaar om de eerste gesprekken in de eerste week van augustus te plannen. We nemen de tijd om je sollicitatie door te nemen en verwachten je uiterlijk in de week van 31 juli op de hoogte te stellen. De selectieprocedure bestaat uit meerdere gesprekken met verschillende mensen uit de organisatie. Er zijn in ieder geval twee gespreksronden om te kijken of we bij elkaar passen. De gesprekken zullen plaatsvinden bij ons op kantoor aan de Vijzelstraat 20, 1017 HK in Amsterdam of via Zoom.

Je kunt voor alle vragen contact opnemen met Leah ter Horst. Je mag je vragen mailen naar solliciteren@atria.nl.

Diversiteit

We willen een afspiegeling zijn van de maatschappij en zijn op zoek naar nieuwe collega’s met een diversiteit aan achtergronden en ervaringen om gezamenlijk een krachtig team te vormen.

Delen:

Gerelateerde artikelen